E-imza ile Ofiste Kağıt Döneminin Sonunu Getirmek Mümkün
E-imza nedir? Nasıl kağıtsız ofis olunur? Kağıtsız ofisler hangi uygulamaları kullanarak kağıt masraflarında tasarruf sağlar.
Gelişen teknoloji ile birlikte eski sitemler bir çok alanda yerini yenilerine devrediyor. Son dönemlerde adını sıklıkla duyduğumuz ve bir çok işletmenin de gerçekleştirmeye başladığı Yeşil Ofis uygulaması bunlardan biri. Ofiste kağıt kullanımını azaltarak doğayı ve yeşili korurken aynı zamanda tasarruf sağlayan kurumlar olmasının yanı sıra hala eski sistemleri kullanmaya devam eden kurumlar mevcut mevcut bulunuyor.
Gerçekleştirilen bir araştırmaya göre bir ofis çalışanının kullandığı kağıt miktarı yıllık olarak ortalama olarak 10 bin sayfa, aynı zamanda basılan veya arşivlenen bu kağıtların saklanması için gerekli olan arşiv maliyeti ise ayrıca bir masraf oluşturmakta değerlendirildiğinde ise iş yerlerinde kullanılan kağıtların kullanım amacı imzalama işlemleri için fakat e-imza kullanılarak bu maliyetlerin azaltılması ve imza işlemlerinin zaman ve mekandan bağımsız işlem yapabilmek mümkün oluyor.
İş yerlerinin e-imza kullanmasının çeşitli faydaları bulunmaktadır. İşlemleri teknolojik yöntemlerle gerçekleştirmenin yanı güvenlik bakımından da el ile atılan imzaya kıyasla daha güvenlidir. Elektronik imzanın hukuku anlamda yasal olarak geçerliliğe sahip olması ve işlemlerde veri güvenliği sağlaması da artılarından bazıları.
Aynı zamanda kağıt üzerinde gerçekleştirilen işlemlerde olası maliyetleri hesaplamak ve bu maliyetlerden tasarruf etmek çok daha zordur. Kağıtla gerçekleştirilen işlemlerde kağıdın yanı sıra kartuş, toner, yazıcı, kalem vb. bir çok farklı gider de oluşmaktadır. Aynı zqamanda kağıt üzerinden gerçekleştirilen işlemlerde bulunulan yerden anlık olarak imza ve onay işlemi gerçekleştirmek mümkün olmadığından dolayı imza işlemleri için ekstra zaman ve ulaşım maliyeti de doğurabilmektedir. Elektronik imza ile ise dünyanın neresinde olursanız olun bilgisayarınız ve akıllı çubuğunuz (token)yanınızda olduğunda tüm işlemleri kolaylıkla gerçekleştirmek mümkün. Siz de e-imzaya geçerek hem ofisinizde tasarruf sağlayabilir hem de işlemlerinizi zaman ve mekan engeline takılmaksızın 7/24 gerçekleştirebilirsiniz.