E-Defter Nedir? E-Defter Kimler İçin Zorunlu Oldu? Avantajları Nedir?
E-Defter Nedir?
E-defter, işletmelerin muhasebe kayıtlarını dijital ortamda tutmalarına olanak tanıyan bir sistemdir. Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından zorunlu hale getirilen e-defter uygulaması, mükelleflerin ticari işlemlerini güvenli ve düzenli bir şekilde kayıt altına almalarını sağlar. Bu sistemde, defter kayıtları dijital olarak oluşturulur, e-defter beyan sistemi üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik ortamda iletilir ve yine dijital ortamda saklanır.
E-Defter Kimler İçin Zorunlu Tutuldu?
Hazine ve Maliye ile Ticaret Bakanlıklarınca hazırlanan Elektronik Defter Genel Tebliği’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ, Resmi Gazete’de yayımlandı. Bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerin tamamı 1 Ocak 2025’ten itibaren e-Defter uygulamasına dahil olacak. Söz konusu mükelleflerin defterleri elektronik ortamda tutulacak. Değişiklikle yaklaşık 1 milyon yeni mükellefin e-Defter uygulamasına dahil olması öngörülüyor.
E-Defter’in Avantajları Nelerdir?
E-defter, işletmeler ve devlet için birçok avantaj sunan dijital bir uygulamadır. İşte e-defterin sağladığı bazı önemli avantajlar:
- Zaman Tasarrufu: Fiziksel defterlerin tutulması ve onaylatılması sürecine göre çok daha hızlı bir çözüm sunar. Dijital kayıtlar, tek tıkla düzenlenip gönderilebilir.
- Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar. Ayrıca, fiziksel depolama alanı gereksinimi de bulunmaz.
- Kolay Erişim ve Saklama: E-defterler, dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanır ve her an kolayca erişilebilir. E-defter görüntüleyici gibi araçlar sayesinde defter kayıtlarını hızlıca kontrol edebilirsiniz.
- Güvenlik ve Yasal Geçerlilik: E-defter beratı, dijital imza ve zaman damgası ile onaylanarak yasal geçerlilik kazanır. Belgelerin değiştirilmesi veya manipüle edilmesi imkansızdır.
- Çevre Dostu: Dijital kayıtlar, kağıt kullanımını ortadan kaldırarak çevreye katkı sağlar. Fiziksel defterlerin üretilmesi, taşınması ve saklanması gibi işlemler ortadan kalkar.
E-Defter Uygulamasına Geçiş Süreci ve E-İmza Kullanımı
E-defter uygulamasına geçiş süreci, belirli adımlarla yönetilen ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenen bir süreçtir. E-Defter geçiş sürecinin ilk adımı E-İmza’ya yada mali mühre sahip olmaktır. Bu iki doğrulamadan birine sahip olmadan E-Defter uygulamasına giriş yapılamaz.
E-defter sistemine geçmek isteyen mükellefler entegratörler ile iletişime geçebileceği gibi GİB üzerinden şu adımları da izleyebilir:
- Başvuru Yapma: Mükellefler, e-defter sistemine geçiş yapmak için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği şartları yerine getirdikten sonra e-defter başvurusunda bulunurlar. Başvuru işlemi, e-defter portal giriş üzerinden yapılır.
- Yazılım Uyumu: E-defter kullanımı için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan muhasebe yazılımlarından birini kullanmak gerekmektedir. Bu yazılımlar, e-defterlerin yasal geçerliliğe sahip formatlarda düzenlenmesini sağlar.
- Defter Hazırlama: Mükellefler, muhasebe kayıtlarını bu yazılımlar aracılığıyla dijital ortamda düzenler ve gerekli defterleri oluştururlar.
- Defterlerin Onaylanması: E-defterler, dijital imza ve zaman damgası ile onaylanır ve yasal geçerlilik kazanır. E-defter beratı nedir sorusunun cevabı da burada devreye girer: e-defter beratları, defterlerin doğruluğunu ve yasal geçerliliğini garanti altına alır.
- Defterlerin GİB’e Gönderilmesi: Onaylanan defterler, belirlenen e-defter gönderme süreleri içinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik ortamda iletilir.
- Saklama: Mükellefler, e-defterlerini dijital ortamda belirlenen süre boyunca saklamak zorundadır. Bu süreçte, e-defterler, güvenli veri merkezlerinde muhafaza edilir.